Für Kanzleien, die ihre Prozesse nicht davon abhängig machen wollen, dass alle Mandanten gleichzeitig dieselbe technische Reife erreichen.
Übergangsphase ohne Chaos Anwendungsfall
Mandanten schicken weiter PDF statt E-Rechnung: So bleibt der Kanzleiprozess beherrschbar
Ein Mandant kann 2026 weiterhin eine PDF schicken und trotzdem völlig korrekt handeln. Für die Kanzlei entsteht daraus aber ein Mischbetrieb: strukturierte E-Rechnungen, PDFs, Scans und einzelne Sonderfälle laufen parallel.
- PDF und strukturierte E-Rechnung sauber unterscheiden
- Daten aus PDF/Scan erfassen, ohne sie mit strukturierten Originaldaten zu verwechseln
- Rückfragen nur bei wirklich fehlenden Informationen auslösen
- Mandanten schrittweise statt mit einem Big-Bang umstellen
- Eingangsformat erkennen
- Original erhalten und Daten extrahieren
- Qualität und fehlende Angaben bewerten
- Rechnung in denselben Folgeprozess wie strukturierte Belege übergeben
Aus der Kanzlei-Praxis
Redaktion: Dynafis · Praxisorientierte Einordnung für Steuerkanzleien · Quellenstand 06.10.2026. Produktfunktionen und rechtliche Anforderungen werden getrennt beschrieben.
„Mein Mandant schickt halt PDFs – was mache ich jetzt?“
Genau diese Situation ist normal für eine Übergangsphase. Ein guter Prozess muss nicht voraussetzen, dass alle Beteiligten bereits XRechnung oder ZUGFeRD senden.
Wichtig ist, das Format beim Eingang zu erkennen und den weiteren Weg davon abhängig zu machen: strukturierte Daten direkt nutzen, PDF-Daten extrahieren und nur unsichere Felder zur Prüfung geben.
Strukturiertes Original und extrahierte Daten sind nicht dasselbe
Bei einer E-Rechnung stammen die maschinenlesbaren Werte aus dem strukturierten Rechnungsdatensatz. Bei einem PDF werden Informationen erst nachträglich erkannt.
Diese Herkunft sollte im System sichtbar bleiben. So kann später nachvollzogen werden, ob ein Wert aus dem Original, aus einer Extraktion oder aus einer menschlichen Korrektur stammt.
Mit dem Nutzen beginnen, nicht mit XML
Mandanten verstehen meist schneller, warum ein klarer Eingangskanal Rückfragen reduziert, als warum ein bestimmtes XML-Profil verwendet werden soll.
Die technische Erklärung kann folgen. Für die Einführung hilft zuerst die Alltagssprache: weniger Rückfragen, schnellerer Status, weniger doppelte Uploads.
Trust-Hinweis
Dynafis unterstützt mit KI, Regeln und Validierung. Die Hinweise ersetzen keine Steuerberatung und keine rechtsverbindliche Prüfung.
FAQ
Ist ein PDF seit 2025 eine E-Rechnung?
Ein einfaches PDF ist nach der neuen Definition grundsätzlich keine strukturierte E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Übergangsregeln erlauben solche Formate jedoch noch in bestimmten Zeiträumen.
Sollte die Kanzlei PDFs ablehnen?
Nicht pauschal. Sinnvoller ist, den rechtlichen Status und den praktischen Prozess zu trennen: Format erkennen, Daten erfassen, offene Punkte sichtbar machen und Mandanten auf den künftigen Zielprozess vorbereiten.
Kann ein PDF automatisch verarbeitet werden?
Ja, Daten können extrahiert werden. Das Ergebnis sollte aber als extrahierte Information behandelt und geprüft werden, nicht so, als hätte der Aussteller strukturierte Rechnungsdaten geliefert.
Wie kommuniziert man die Umstellung an Mandanten?
Am besten konkret: welcher Eingangskanal, welche Formate, ab wann, wer bei Fehlern angesprochen wird und was sich für den Mandanten im Alltag tatsächlich ändert.