Für Kanzleien, die Mandanten vor dem Auslaufen zentraler Übergangsregeln gezielt und mit überschaubarem Aufwand vorbereiten möchten.
2027 vorbereitet statt überrascht Anwendungsfall
Mandanten auf die E-Rechnung 2027 vorbereiten: ein Kanzlei-Plan ohne Panikmodus
Ab 2027 greift die Versandpflicht für einen größeren Teil der Unternehmen. Kanzleien sollten deshalb 2026 nicht alle Mandanten gleich behandeln, sondern nach Umsatz, Systemlandschaft und Prozessreife priorisieren.
- Mandanten nach Frist und Reifegrad segmentieren
- klare Information statt allgemeiner E-Rechnungsbroschüre geben
- mit echten Ausgangs- und Eingangsrechnungen testen
- Eskalationsweg für fehlerhafte Rechnungen vorab definieren
- Mandantenliste nach Umsatz und Rechnungssystem strukturieren
- Zielprozess pro Segment festlegen
- Pilotmandanten 2026 praktisch testen
- Rollout und Kommunikation bis 2027 planen
Aus der Kanzlei-Praxis
Redaktion: Dynafis · Praxisorientierte Einordnung für Steuerkanzleien · Quellenstand 06.10.2026. Produktfunktionen und rechtliche Anforderungen werden getrennt beschrieben.
Nicht jeder Mandant hat dieselbe Dringlichkeit
Umsatzgrenze, Branche, Rechnungsvolumen und eingesetzte Software bestimmen, wie groß der Umstellungsaufwand ist.
Eine Kanzlei kann Mandanten deshalb in wenige klare Gruppen einteilen und ihre Unterstützung passend gestalten.
„E-Rechnung kommt“ reicht nicht mehr
Mandanten brauchen eine konkrete nächste Handlung: Eingangspostfach prüfen, Rechnungssoftware aktualisieren, Format testen oder Ansprechpartner benennen.
Je klarer die Kanzlei den Zielprozess beschreibt, desto weniger Rückfragen entstehen kurz vor der Frist.
Mindestens eine Rechnung muss den kompletten Weg gehen
Ein erfolgreich erzeugtes XML ist noch kein produktiver Prozess. Der Pilot sollte bis zur Prüfung und Übergabe in Buchhaltung bzw. Kanzleisystem reichen.
Dabei sollten gerade die unspektakulären Randfälle mitgetestet werden: Korrekturrechnung, fehlende Bestellreferenz, mehrere Ansprechpartner oder ein Beleg, der technisch valide ist, aber fachlich Rückfragen auslöst. Ein Pilot ist erst aussagekräftig, wenn auch solche Fälle einen klaren Weg durch den Prozess haben.
Quellen & fachliche Grundlage
BMF: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand März 2026) Primärquelle zu Definition, Empfangspflicht und Übergangsregelungen.DATEV: E-Rechnungsversand in der Kanzlei vorbereiten Praxisinformationen für Kanzleien zum Übergang 2027/2028.DATEV: E-Rechnung gemeinsam mit Mandanten umsetzen Praxisablauf für Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant.
Trust-Hinweis
Dynafis unterstützt mit KI, Regeln und Validierung. Die Hinweise ersetzen keine Steuerberatung und keine rechtsverbindliche Prüfung.
FAQ
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen versenden?
Nach den aktuellen Übergangsregeln entfällt ab 2027 die allgemeine Übergangsoption insbesondere für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Für kleinere Unternehmen bestehen Übergangsregeln noch bis Ende 2027; Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
Müssen Mandanten schon heute E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmen müssen seit 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Soll die Kanzlei alle Mandanten gleichzeitig anschreiben?
Eine allgemeine Information kann sinnvoll sein, aber für die Umsetzung ist Segmentierung besser. Ein kleiner Handwerksbetrieb mit Standardsoftware braucht einen anderen Plan als ein Mandant mit eigenem ERP.
Was sollte ein Pilot testen?
Mindestens Empfang, Erzeugung oder Import, Prüfung, Korrektur, Freigabe und Übergabe in den bestehenden Rechnungswesenprozess.