Für Kanzleien, die Beleganforderungen, Uploads, Rückfragen und Status pro Mandant in einen nachvollziehbaren Prozess bringen möchten.
Ein Eingang statt viele Postfächer Anwendungsfall
Mandantenportal statt Belegchaos: Wie Dokumente sauber in die Kanzlei kommen
Das Problem ist oft nicht, dass Mandanten keine Dokumente schicken. Das Problem ist, dass dieselbe Rechnung per E-Mail, Upload, Messenger oder erneut nach Rückfrage eintrifft und niemand sicher weiß, welche Version gilt.
- Mandant und Dokumentanforderung eindeutig verbinden
- Dubletten und Mehrfachuploads leichter erkennen
- fehlende Unterlagen mit Status statt E-Mail-Suche verfolgen
- Mandanten nur zu konkreten offenen Punkten zurückfragen
- Mandanten und Zuständigkeiten einrichten
- einen bevorzugten Eingangskanal definieren
- Dokumente automatisch klassifizieren und zuordnen
- offene Anforderungen im Portal sichtbar halten
Aus der Kanzlei-Praxis
Redaktion: Dynafis · Praxisorientierte Einordnung für Steuerkanzleien · Quellenstand 06.10.2026. Produktfunktionen und rechtliche Anforderungen werden getrennt beschrieben.
„Haben Sie die Rechnung schon?“
Wenn diese Frage regelmäßig per E-Mail oder Telefon geklärt wird, fehlt meist kein weiteres Kommunikationswerkzeug, sondern ein gemeinsamer Status.
Der Mandant sollte sehen können, was angefordert, hochgeladen oder noch offen ist. Die Kanzlei sollte denselben Status nutzen, statt parallel eigene Listen zu pflegen.
Dateiablage allein löst das Problem nicht
Ein Upload ist erst dann wertvoll, wenn klar ist, zu welchem Mandanten, Zeitraum, Vorgang oder offenen Punkt er gehört.
Dynafis verbindet Dokumente deshalb mit Mandantenkontext und Folgeprozessen, statt sie nur in Ordnern abzulegen.
Nur fehlende Informationen anfordern
Wenn das System bereits erkennt, dass Betrag, Rechnungsnummer und Lieferant vorhanden sind, sollte eine Rückfrage nicht pauschal „Bitte Rechnung prüfen“ lauten.
Besser ist eine konkrete offene Frage, etwa zu Leistungszeitraum, Kostenstelle oder fachlicher Freigabe.
Trust-Hinweis
Dynafis unterstützt mit KI, Regeln und Validierung. Die Hinweise ersetzen keine Steuerberatung und keine rechtsverbindliche Prüfung.
FAQ
Braucht jeder Mandant ein neues Portal?
Nicht zwingend für jeden Anwendungsfall. Entscheidend ist, dass Dokumente eindeutig zugeordnet werden und Rückfragen nachvollziehbar bleiben. Ein Portal ist besonders hilfreich, wenn viele offene Anforderungen und Freigaben koordiniert werden.
Was passiert mit Dokumenten aus E-Mail?
Ein sinnvoller Prozess kann E-Mail weiterhin als Eingang akzeptieren, sollte Dokumente danach aber in denselben Mandanten- und Prüfkontext überführen.
Wie verhindert man doppelte Belege?
Über Dateihash, Rechnungsmerkmale und Kontext lassen sich Dublettenhinweise erzeugen. Unsichere Fälle sollten sichtbar bleiben, statt automatisch gelöscht zu werden.
Können Mandanten den Status sehen?
Im Mandantenportal können Anforderungen, Uploads und je nach freigegebenem Prozess auch Statusinformationen transparent gemacht werden.