1. Aanbieder, toepassingsgebied en B2B-gebruik
Deze voorwaarden regelen het gebruik van dynafis tussen R. Redivo, dynafis / General Informatics, Fijewo 58a, 14-260 Lubawa, Polen (“dynafis”), en ondernemingen, rechtspersonen, organisaties, belasting- en accountantskantoren, financiële teams en andere professionele gebruikers.
dynafis wordt uitsluitend aangeboden voor zakelijke of zelfstandige beroepsdoeleinden. Consumenten mogen de dienst alleen gebruiken wanneer een afzonderlijk aanbod dat uitdrukkelijk toestaat. Voorwaarden van de klant gelden alleen na uitdrukkelijke schriftelijke of tekstuele aanvaarding door dynafis.
2. Totstandkoming en contractdocumenten
Productpresentaties zijn geen bindend aanbod. Een overeenkomst ontstaat door orderbevestiging, activering van een betaald plan, aanvaarding van een individuele offerte of aanvang van de overeengekomen dienst.
Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: individuele offerte of bestelformulier, verwerkersovereenkomst, dienst- en planbeschrijving, deze voorwaarden. Productpagina’s en documentatie lichten de dienst toe, maar vormen geen garantie tenzij uitdrukkelijk zo aangeduid.
3. Accounts, workspaces, cliënten en rechten
De klant verstrekt volledige en juiste registratie-, bedrijfs-, fiscale en facturatiegegevens. Inloggegevens, API-sleutels en SFTP-, EBICS- en connector-toegang moeten tegen onbevoegd gebruik worden beschermd.
De workspace-eigenaar beheert gebruikers, rollen, juridische entiteiten en cliënten en zorgt dat uitgenodigde personen bevoegd zijn en alleen noodzakelijke rechten krijgen. Handelingen via geautoriseerde toegang worden aan de klant toegerekend, tenzij dynafis voor misbruik verantwoordelijk is.
4. Dienst en technische vereisten
dynafis is cloudsoftware voor factuur- en financiële automatisering. Afhankelijk van plan en configuratie kan dit upload/import, OCR- en AI-extractie, review en goedkeuring, cliëntbeheer, maandafsluiting en compliance, e-facturatie en overheidsconnectors, bankimport en betaalmatching, exports, API’s, webhooks en support omvatten.
De concrete omvang hangt af van plan, add-ons, land, juridische entiteit, actieve modules, beschikbaarheid van providers en techniek. De klant levert geschikte apparaten, internet, browser, e-mailontvangst en vereiste toegang tot banken, overheden en derden.
5. Proefperioden, gratis diensten en bètafuncties
Trials, gratis, preview- en bètafuncties kunnen in tijd, functies of volume beperkt zijn en kunnen worden gewijzigd of beëindigd, tenzij anders overeengekomen.
Bètafuncties kunnen meer fouten of uitval bevatten en mogen niet als enige basis dienen voor fiscale, juridische, betalings- of termijngebonden beslissingen.
6. Prijzen, facturatie, belastingen en AI-credits
Prijzen, facturatieperiode, minimumduur, gebruikers- of documentlimieten, add-ons en gebruikskosten staan in het gekozen aanbod. Belastingen komen erbij tenzij anders vermeld. Reverse charge of vrijstelling wordt alleen toegepast bij tijdig bewijs.
AI-credits en quota zijn geen geld, zijn niet overdraagbaar en in beginsel niet terugbetaalbaar. Tenzij anders vermeld vervallen ongebruikte periodieke quota aan het einde van de periode. Betaalde functies kunnen na passende waarschuwing worden beperkt bij betalingsachterstand.
7. Toegestaan gebruik en klantverplichtingen
De klant gebruikt dynafis rechtmatig, contractueel en binnen technische limieten. Verboden zijn onder meer onbevoegde toegang, omzeiling van beveiliging of limieten, geautomatiseerde overbelasting, malware, onrechtmatige inhoud, inbreuk op rechten van derden en gebruik voor misleiding of verhulling van illegale financiële activiteiten.
De klant controleert brongegevens, configuraties, belastingcodes, bankmatches, exports en termijnen, houdt stamgegevens actueel en zorgt voor vereiste toestemmingen, informatie, volmachten en wettelijke bewaring.
8. Klantgegevens, vertrouwelijkheid en licentie
De klant behoudt alle rechten op zijn gegevens en verleent dynafis de niet-exclusieve, beperkte rechten die nodig zijn voor uitvoering, beveiliging, support en foutcorrectie tijdens de overeenkomst.
dynafis behandelt niet-openbare klantinformatie vertrouwelijk en gebruikt klantinhoud niet voor training van algemeen beschikbare AI-modellen zonder afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming. Geaggregeerde of effectief geanonimiseerde technische data mag worden gebruikt voor beveiliging, capaciteit en productverbetering.
9. AI, OCR, automatisering en vakinhoudelijke verantwoordelijkheid
OCR-, regel- en AI-uitkomsten kunnen onvolledig of fout zijn. dynafis geeft geen fiscaal, juridisch, audit-, beleggings- of boekhoudadvies en vervangt geen gekwalificeerde beoordeling.
De klant blijft verantwoordelijk voor goedkeuringen, boekingen, aangiften, indieningen, betalingen, bewaring en termijnen. dynafis neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolg of vergelijkbaar wezenlijk effect voor personen; klantautomatiseringen moeten passend worden bewaakt.
10. Overheids-, e-factuur-, bank- en derde-partijconnectors
KSeF, Peppol, EBICS, bank-, betaal-, SFTP-, e-mail-, fiscale en andere connectors kunnen afhankelijk zijn van onafhankelijke providers of overheden. Hun voorwaarden, beschikbaarheid, identiteitscontrole, certificaten, termijnen, kosten en technische eisen gelden aanvullend.
dynafis is verantwoordelijk voor de overeengekomen aansluiting en verwerking binnen het eigen domein, maar niet voor beschikbaarheid of vakinhoudelijke juistheid van externe systemen. De klant zorgt voor geldige toegang, volmachten, afzender- en deelnemers-ID’s en tijdige certificaatvernieuwing.
11. Privacy, verwerking en beveiliging
Wanneer dynafis persoonsgegevens voor de klant verwerkt, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG. De klant blijft verantwoordelijk voor rechtmatigheid, transparantie, rechten van betrokkenen en instructies.
dynafis gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen. De klant moet beschikbare beveiliging gebruiken, waaronder sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie, minimale rollen, veilige API-sleutels en regelmatige toegangscontroles.
12. Beschikbaarheid, onderhoud en overmacht
dynafis streeft naar hoge beschikbaarheid maar garandeert geen ononderbroken gebruik, tenzij een SLA geldt. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk aangekondigd; urgente beveiligings- of herstelwerkzaamheden kunnen zonder voorafgaande melding plaatsvinden.
Bij uitval door overmacht, internet of stroom, aanvallen, overheidsmaatregelen of externe providers is dynafis alleen aansprakelijk voor zover dit juridisch aan het eigen verantwoordelijkheidsgebied kan worden toegerekend.
13. Wijziging van product en voorwaarden
dynafis mag functies wijzigen, ontwikkelen of vervangen om veiligheids-, juridische, technische of productredenen, zolang het hoofdnut van de overeenkomst behouden blijft. Belangrijke nadelige wijzigingen worden in beginsel ten minste 30 dagen vooraf gemeld.
Voorwaarden kunnen worden aangepast bij wijzigingen in wet, rechtspraak, beveiliging, providerstructuur of architectuur. De klant kan de betrokken overeenkomst vóór inwerkingtreding beëindigen bij een wezenlijk nadelige wijziging. Een wijziging van de hoofdprijs wordt afzonderlijk gemeld.
14. Export, portabiliteit en overstappen
Tijdens de overeenkomst kan de klant gegevens via beschikbare functies exporteren in gangbare machineleesbare formaten. Omvang, formaat en beperkingen hangen af van functie en datatype.
dynafis ondersteunt overstappen overeenkomstig de toepasselijke EU Data Act. De klant werkt mee aan identiteit, beveiliging en planning. Wettelijk toegestane overstapkosten worden transparant vermeld en vervallen zodra de wet dat vereist. Maatwerkmigratie, transformatie of advies kan apart worden gefactureerd.
15. Opschorting en beschermingsmaatregelen
dynafis mag toegang of functies tijdelijk opschorten bij een concreet beveiligingsrisico, onbevoegd gebruik, wetsovertreding, substantiële betalingsachterstand, gevaar voor andere klanten of onevenredige systeembelasting.
Waar redelijk wordt de klant geïnformeerd en krijgt hij gelegenheid tot herstel. Bij acuut gevaar kan direct worden opgeschort. Toegang wordt hersteld zodra de reden is vervallen en veilig vervolg mogelijk is.
16. Looptijd en beëindiging
Looptijd en opzegtermijn staan in het aanbod. Tenzij anders overeengekomen verlengen maandcontracten met één maand en jaarcontracten met twaalf maanden, tenzij ten minste 30 dagen voor afloop wordt opgezegd.
Beëindiging wegens gewichtige reden blijft mogelijk. Opzegging kan via de accountfunctie of in tekstvorm. Tot het einde verschuldigde bedragen blijven betaalbaar, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
17. Einde, exportvenster en verwijdering
De klant moet noodzakelijke exports vóór het einde maken. Waar technisch en juridisch mogelijk biedt dynafis na afloop minimaal 30 dagen beperkte export; beveiliging, opschorting of insolventie kan andere maatregelen vereisen.
Na het exportvenster worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens het verwijderbeleid, tenzij wettelijke bewaring, facturatie, bewijs of rechtsverdediging opslag vereist. Back-ups worden in de reguliere cyclus overschreven.
18. Rechten op software en documentatie
dynafis, software, interfaces, ontwerpen, merken, documentatie en eigen inhoud zijn beschermd. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
Verkoop, sublicentie, reverse engineering buiten wettelijke toestemming, verwijderen van rechtenvermeldingen en systematisch kopiëren voor een direct concurrerende dienst zijn verboden.
19. Gebreken, aansprakelijkheid en vrijwaring
dynafis herstelt reproduceerbare gebreken binnen redelijke tijd. De klant meldt problemen reproduceerbaar en helpt bij diagnose. Kleine afwijkingen en problemen door niet-ondersteunde systemen, klantconfiguratie of externe diensten gelden niet als gebrek van dynafis.
Aansprakelijkheid is onbeperkt bij opzet, grove nalatigheid, letsel aan leven, lichaam of gezondheid, bedrog, uitdrukkelijke garanties en dwingende wettelijke aansprakelijkheid. Bij gewone nalatigheid is dynafis alleen aansprakelijk voor essentiële verplichtingen en typische voorzienbare schade. Overige aansprakelijkheid is uitgesloten voor zover toegestaan.
De klant vrijwaart dynafis voor gerechtvaardigde claims uit onrechtmatige klantinhoud, ontbrekende bevoegdheid of contractueel misbruik wanneer de oorzaak aan de klant toerekenbaar is.
20. Recht, bevoegde rechter en slotbepalingen
Pools recht is van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag. Voor ondernemers en rechtspersonen zijn de rechtbanken van de vestigingsplaats van dynafis bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Overdracht vereist toestemming, behalve geldvorderingen en wettelijk beschermde overdrachten. Ongeldigheid van één bepaling tast de rest niet aan. De bij contractsluiting verstrekte taalversie geldt; bij vertaalverschillen prevaleert de Duitse versie voor zover toegestaan.