1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
Verantwoordelijke: R. Redivo, dynafis / General Informatics, Fijewo 58a, 14-260 Lubawa, Polen. Duits kantoor: Am Sandfeld 11, 76149 Karlsruhe, Duitsland.
E-mail: support@dynafis.com · website: dynafis.com · REGON: 384103047 · btw-ID: PL7441822686.
Privacyvragen kunnen naar support@dynafis.com. Er is momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, tenzij een wettelijke plicht ontstaat.
2. Reikwijdte en privacyrollen
Deze verklaring geldt voor openbare websites, demo’s en formulieren, gebruikersaccounts, contracten, facturatie en het dynafis-platform.
dynafis is verantwoordelijke voor website-, account-, contract-, betaal-, beveiligings- en eigen communicatiedata. Voor facturen, documenten, bank-, cliënt-, werknemer- en partnerdata die klanten verwerken, is dynafis doorgaans verwerker volgens artikel 28 AVG. De klant is dan verantwoordelijke en eerste aanspreekpunt voor betrokkenen.
3. Bronnen en categorieën gegevens
Wij ontvangen gegevens van gebruikers, workspacebeheerders, klanten en gemachtigden, gekoppelde overheden en providers en automatisch uit apparaten en logs.
Afhankelijk van gebruik verwerken wij identiteit, contact, login en rollen, bedrijfs- en fiscale ID’s, contract- en facturatiedata, betaalstatus, support, apparaat- en logdata, IP, toestemming, documentinhoud, banktransacties, e-factuurmetadata, audit- en beveiligingsgebeurtenissen en integratiedata.
4. Website, serverlogs en beveiliging
Bij bezoek verwerken wij onder meer IP-adres, datum en tijd, URL, referrer, browser en apparaat, responsstatus en datavolume voor levering, diagnose, misbruikpreventie en beveiliging.
Grondslag is artikel 6 lid 1 onder f AVG. Logs worden bewaard zolang nodig voor analyse en bescherming; bij een concreet incident tot afronding van onderzoek en aanspraken.
5. Registratie, contract, facturatie en bedrijfscontrole
Wij verwerken namen, zakelijke contactgegevens, organisatie, rol, juridische entiteit, factuuradres, fiscale ID’s, plan, orders, facturen, betaalstatus en contractcommunicatie.
Grondslagen zijn artikel 6 lid 1 onder b AVG, onder c voor fiscale en boekhoudplichten en onder f voor fraudepreventie, bedrijfsverificatie, incasso en veilige accountadministratie.
6. Klantinhoud en verwerking in opdracht
Klanten kunnen facturen, documenten, financiële, bank-, werknemer-, leverancier-, klant- en cliëntdata verwerken. Verwerkersovereenkomst en configuratie bepalen onderwerp, doel, betrokkenen en duur.
dynafis verwerkt uitsluitend op gedocumenteerde instructie tenzij de wet anders vereist. De klant waarborgt rechtmatigheid van upload, ophalen, koppelen, bewaren, delen en verwijderen en verstrekt vereiste informatie.
7. OCR, AI en geautomatiseerde ondersteuning
OCR, regels en AI kunnen documenten analyseren, velden extraheren, risico’s markeren, matches voorstellen, tekst genereren of workflows prioriteren. Inhoud kan aan contractueel gebonden providers worden doorgegeven wanneer de functie dat vereist.
Klantdata wordt niet gebruikt om algemeen beschikbare AI-modellen te trainen zonder afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming. dynafis neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten volgens artikel 22 AVG met rechtsgevolg of vergelijkbaar wezenlijk effect. Besluiten en goedkeuringen blijven bij de klant.
8. E-facturatie, overheid, bank en import
Bij KSeF, Peppol, EBICS, bankimport, SFTP, importmailbox, webhooks en vergelijkbare diensten verwerken wij deelnemers-, afzender-, bank-, transactie-, document-, status- en logdata voor authenticatie, overdracht, ontvangst, matching, foutafhandeling en bewijs.
Overheden, banken, access points of providers kunnen zelfstandig verantwoordelijke of verwerker zijn; hun verklaringen gelden aanvullend. Inloggegevens en certificaten worden beperkt tot de verbinding en met geheim- en toegangsbeheer beschermd.
9. Betalingen
Voor betaalde diensten worden betaal- en facturatiegegevens aan de gekozen provider, met name Mollie of PayPal, verzonden. Deze provider is doorgaans zelfstandig verantwoordelijke voor autorisatie, fraudecontrole en wettelijke plichten.
dynafis bewaart in beginsel geen volledige kaart- of internetbankiergegevens, maar betaalreferentie, status, bedrag, valuta, factuurkoppeling en noodzakelijk bewijs. Grondslagen zijn artikel 6 lid 1 onder b en c AVG.
10. Inloggen met Google of Apple
Bij optioneel inloggen via Google of Apple ontvangen wij afhankelijk van toestemming een provider-ID, naam, e-mail en authenticatiestatus. De provider verneemt dat zijn dienst voor dynafis wordt gebruikt.
Grondslag is artikel 6 lid 1 onder b AVG. De koppeling kan in het account of bij de provider worden verwijderd; gegevens die voor contract of bewijs nodig zijn blijven behouden.
11. Support, formulieren en B2B-communicatie
Bij vragen verwerken wij contact, bedrijf, onderwerp, inhoud, bijlagen, diagnose en behandelgeschiedenis. Dit gebeurt voor precontractuele of contractuele doeleinden en ons gerechtvaardigd belang bij support en documentatie.
Wij mogen zakelijke klanten informeren over soortgelijke diensten, beveiliging en productinformatie waar toegestaan. Tegen direct marketing kan altijd bezwaar worden gemaakt. Nieuwsbrieven waarvoor toestemming nodig is steunen op artikel 6 lid 1 onder a AVG.
12. Cookies, lokale opslag en Turnstile
Noodzakelijke cookies en lokale opslag ondersteunen taal, login, sessie, beveiliging, load balancing, consentstatus en kernfuncties. Grondslag is artikel 6 lid 1 onder b of f AVG en toepasselijke ePrivacy-regels.
Optionele analyse en comfort activeren pas na toestemming. Cloudflare Turnstile kan apparaat-, netwerk- en interactiesignalen verwerken voor botdetectie. Toestemming kan altijd voor de toekomst worden gewijzigd.
13. Rechtsgronden
Wij steunen op artikel 6 lid 1 onder a AVG (toestemming), b (contract), c (wettelijke plicht) en f (gerechtvaardigd belang). Belangen omvatten werking en beveiliging, misbruik- en fraudepreventie, support, verbetering met geaggregeerde data, B2B-communicatie en rechtsuitoefening.
Voor door de klant beheerste data bepaalt de klant de grondslag en verwerkt dynafis volgens artikel 28 AVG en instructies.
14. Ontvangers en subverwerkers
Ontvangers kunnen hosting-, database-, object- en back-upopslag, e-mail en support, monitoring en beveiliging, OCR- en AI-providers, betalingen, authenticatie, Peppol en e-facturatie, banken en overheden zijn.
Wij selecteren providers zorgvuldig, beperken toegang en sluiten passende contracten. Een actuele lijst van belangrijke subverwerkers staat in het Trust Center of is op aanvraag beschikbaar. Overheden ontvangen data alleen op wettelijke basis of geldig bevel.
15. Internationale doorgifte
Wij geven voorkeur aan verwerking in EU/EER. Bij verwerking of toegang vanuit derde landen gebruiken wij een adequaatheidsbesluit, EU-modelclausules of andere toegestane waarborg en waar nodig aanvullende maatregelen.
Voor gecertificeerde Amerikaanse providers kan het EU-US Data Privacy Framework worden gebruikt. Informatie over waarborgen is verkrijgbaar via support@dynafis.com met inachtneming van beveiliging en bedrijfsgeheimen.
16. Bewaartermijnen en verwijdering
Wij bewaren gegevens alleen zolang doel, contract, beveiliging of wet dit vereist en verwijderen of anonimiseren daarna. Tenzij contract of wet anders bepaalt gelden momenteel onder meer:
• anonieme factuurcheck: gewoonlijk 24 uur; met e-mail: 14 dagen; betaald rapport: 365 dagen;
• ruwe bankimportbestanden: 90 dagen; bankwebhooks: 30 dagen;
• support en contact: 180 dagen; spamformulieren: 30 dagen;
• Peppol-transport- en bewijsdata: indien vereist tot 10 jaar;
• contract-, factuur- en fiscale stukken: wettelijke termijnen;
• account en klantinhoud: contractduur, exportvenster en daarna verwijderbeleid. Back-ups worden cyclisch overschreven.
17. Technische en organisatorische maatregelen
Afhankelijk van risico omvatten maatregelen tenantscheiding, rollen, 2FA, transportversleuteling, secrets management, auditlogs, back-up en herstel, monitoring, kwetsbaarheids- en afhankelijkheidscontrole, toegangsbeperking en incidentrespons.
Geen systeem garandeert absolute veiligheid. Incidenten worden beoordeeld, vastgelegd en gemeld aan klanten, autoriteiten of betrokkenen waar de wet dat vereist.
18. Rechten van betrokkenen
Onder wettelijke voorwaarden bestaan rechten op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. Intrekking tast eerdere rechtmatige verwerking niet aan.
Voor data die dynafis voor een klant verwerkt, moet het verzoek in beginsel naar die klant; dynafis ondersteunt hem volgens de verwerkersovereenkomst. Identiteitscontrole kan nodig zijn om onbevoegde openbaarmaking te voorkomen.
19. Klachtrecht
Betrokkenen kunnen klagen bij een toezichthouder. De bevoegde Poolse autoriteit is de Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polen.
Een klacht kan ook worden ingediend bij een andere bevoegde autoriteit volgens artikel 77 AVG in de gewone verblijfplaats, werkplaats of plaats van de vermeende inbreuk.
20. Verplichte gegevens, minderjarigen en profilering
Als verplicht gemarkeerde account- en contractvelden zijn nodig voor totstandkoming en uitvoering. Zonder deze data kunnen bepaalde diensten niet worden geleverd. Vrijwillige gegevens zijn gemarkeerd of blijken uit de context.
dynafis is gericht op bedrijven en niet op minderjarigen. Wij doen geen advertentieprofilering en geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming volgens artikel 22 AVG. Risico- en prioriteitsindicatoren ondersteunen bevoegde gebruikers.
21. Wijzigingen van deze verklaring
Wij actualiseren deze verklaring bij wijzigingen in functies, providers, recht of verwerking. De datum staat bovenaan. Belangrijke wijzigingen voor geregistreerde gebruikers worden in de app, per e-mail of anderszins passend meegedeeld.
Deze versie beschrijft de beoogde productieomgeving. Actieve providers, subverwerkers, bewaartermijnen en landfuncties moeten aansluiten op het Trust Center en de verwerkersovereenkomst.