1. Anbieter, Geltungsbereich und B2B-Ausrichtung
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die Nutzung von dynafis zwischen R. Redivo, dynafis / General Informatics, Fijewo 58a, 14-260 Lubawa, Polen (nachfolgend „dynafis“), und Unternehmern, juristischen Personen, Organisationen, Steuerkanzleien, Buchhaltungs- und Finanzteams sowie sonstigen professionellen Nutzern.
dynafis wird ausschließlich für geschäftliche oder selbstständige berufliche Zwecke angeboten. Verbraucher dürfen dynafis nur nutzen, wenn dies in einem gesonderten Angebot ausdrücklich vorgesehen ist. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn dynafis ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
2. Vertragsschluss und Vertragsunterlagen
Produktdarstellungen sind unverbindlich. Ein Vertrag kommt durch Bestellbestätigung, Freischaltung eines kostenpflichtigen Tarifs, Annahme eines individuellen Angebots oder Beginn der vereinbarten Leistung zustande.
Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: individuelles Angebot oder Auftragsformular, Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibung und Tarifdetails, diese AGB. Angaben in Produktseiten, Dokumentation und Supportmaterialien konkretisieren den Leistungsumfang, begründen aber keine Garantie, sofern sie nicht ausdrücklich als solche bezeichnet sind.
3. Konten, Workspaces, Mandanten und Berechtigungen
Der Kunde muss vollständige und zutreffende Registrierungs-, Unternehmens-, Steuer- und Abrechnungsdaten angeben. Zugangsdaten, API-Schlüssel, SFTP-, EBICS- und Connector-Zugänge sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Der Workspace-Inhaber verwaltet Nutzer, Rollen, Rechtseinheiten und Mandanten. Er stellt sicher, dass eingeladene Personen bevollmächtigt sind und nur auf die für ihre Tätigkeit erforderlichen Daten zugreifen. Handlungen über autorisierte Zugänge werden dem Kunden zugerechnet, soweit dynafis kein eigenes Verschulden trifft.
4. Leistungsgegenstand und technische Voraussetzungen
dynafis ist eine cloudbasierte Software für Rechnungs- und Finanzautomatisierung. Je nach Tarif und Konfiguration umfasst sie unter anderem Upload und Import, OCR- und KI-Extraktion, Review- und Freigabeprozesse, Mandantenverwaltung, Monatsabschluss- und Compliance-Workflows, E-Rechnungs- und Behördenkonnektoren, Bankimport und Zahlungsabgleich, Exporte, APIs, Webhooks und Supportfunktionen.
Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus Tarif, Add-ons, Land, Rechtseinheit, aktivierten Modulen, Providerverfügbarkeit und technischen Voraussetzungen. Der Kunde stellt geeignete Endgeräte, Internetzugang, Browser, E-Mail-Zustellung sowie erforderliche Drittanbieter-, Behörden- oder Bankzugänge bereit.
5. Testphasen, kostenlose Leistungen und Beta-Funktionen
Test-, Free-, Preview- und Beta-Funktionen können zeitlich, funktional oder mengenmäßig begrenzt sein. Sie können geändert oder beendet werden, sofern keine abweichende Vereinbarung besteht.
Beta-Funktionen sind noch nicht für alle produktiven Einsatzfälle freigegeben und können erhöhte Fehler- oder Ausfallrisiken aufweisen. Der Kunde darf sie nicht als alleinige Grundlage für fristgebundene, steuerliche, rechtliche oder zahlungswirksame Entscheidungen verwenden.
6. Preise, Abrechnung, Steuern und AI-Credits
Preise, Abrechnungszeitraum, Mindestlaufzeit, Nutzer- oder Dokumentlimits, Add-ons und nutzungsabhängige Entgelte ergeben sich aus dem gewählten Angebot. Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlich geschuldeter Steuern, sofern diese nicht ausdrücklich enthalten sind. Reverse Charge und Steuerbefreiungen werden nur bei rechtzeitig nachgewiesenen Voraussetzungen berücksichtigt.
AI-Credits, Dokumentkontingente und sonstige Verbrauchseinheiten sind keine Zahlungsmittel, nicht übertragbar und grundsätzlich nicht auszahlbar. Soweit nicht anders angegeben, verfallen nicht genutzte periodische Kontingente am Ende des Abrechnungszeitraums. Bei Zahlungsverzug dürfen kostenpflichtige Funktionen nach angemessener Vorankündigung eingeschränkt werden.
7. Zulässige Nutzung und Mitwirkungspflichten
Der Kunde darf dynafis nur rechtmäßig, vertragsgemäß und innerhalb technischer Limits nutzen. Untersagt sind insbesondere unbefugte Zugriffe, Umgehung von Sicherheits- oder Nutzungslimits, automatisierte Überlastung, Schadcode, rechtswidrige Inhalte, Verletzung von Rechten Dritter sowie Nutzung zur Täuschung oder Verschleierung illegaler Finanzaktivitäten.
Der Kunde prüft Eingabedaten, Konfigurationen, Steuerkennzeichen, Bankzuordnungen, Exporte und Fristen. Er hält eigene Stammdaten aktuell, bearbeitet Warnungen und Fehlerhinweise und sorgt für erforderliche Einwilligungen, Informationspflichten, Vertretungsmachten und gesetzliche Aufbewahrung.
8. Kundendaten, Vertraulichkeit und Nutzungsrechte
Der Kunde behält alle Rechte an seinen Daten. Er räumt dynafis die für Vertragserfüllung, Sicherheit, Support und Fehlerbehebung erforderlichen, nicht ausschließlichen und auf die Vertragsdauer beschränkten Nutzungsrechte ein.
dynafis behandelt nicht öffentliche Kundeninformationen vertraulich und verwendet Kundeninhalte nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle, sofern der Kunde nicht ausdrücklich separat zustimmt. Aggregierte oder wirksam anonymisierte technische Nutzungsdaten dürfen zur Sicherheit, Kapazitätsplanung und Produktverbesserung verwendet werden.
9. KI, OCR, Automatisierung und fachliche Verantwortung
OCR-, Regel- und KI-Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein. dynafis erbringt keine Steuer-, Rechts-, Wirtschaftsprüfungs-, Anlage- oder Buchhaltungsberatung und ersetzt keine qualifizierte fachliche Prüfung.
Der Kunde bleibt verantwortlich für Freigaben, Buchungen, Erklärungen, Einreichungen, Zahlungen, Aufbewahrung und die Einhaltung gesetzlicher Fristen. dynafis trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über betroffene Personen; vorgesehene Automationen müssen vom Kunden angemessen überwacht werden.
10. Behörden-, E-Rechnungs-, Bank- und Drittanbieter-Connectoren
KSeF, Peppol, EBICS, Bank-, Zahlungs-, SFTP-, E-Mail-, Steuer- und andere Connectoren können Leistungen unabhängiger Dritter oder Behörden voraussetzen. Deren Bedingungen, Verfügbarkeit, Identitätsprüfung, Zertifikate, Fristen, Entgelte und technische Vorgaben gelten zusätzlich.
dynafis schuldet die vertragsgemäße Anbindung und Verarbeitung innerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs, nicht jedoch die Verfügbarkeit oder fachliche Richtigkeit externer Systeme. Der Kunde ist für gültige Zugangsdaten, Vollmachten, Sender- und Teilnehmerkennungen sowie die rechtzeitige Erneuerung von Zertifikaten verantwortlich.
11. Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Sicherheit
Soweit dynafis personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt für Rechtmäßigkeit, Transparenz, Betroffenenrechte und Weisungen verantwortlich.
dynafis setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Der Kunde muss verfügbare Sicherheitsfunktionen wie starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollenbegrenzung, sichere API-Schlüssel und regelmäßige Zugriffsprüfungen nutzen.
12. Verfügbarkeit, Wartung und höhere Gewalt
dynafis strebt eine hohe Verfügbarkeit an, garantiert jedoch keine unterbrechungsfreie Nutzung, sofern kein Service Level Agreement vereinbart ist. Geplante Wartungen werden nach Möglichkeit angekündigt; dringende Sicherheits- und Fehlerbehebungsmaßnahmen können ohne Vorankündigung erfolgen.
Für Ausfälle aufgrund höherer Gewalt, Internet- oder Stromstörungen, Angriffe Dritter, behördliche Maßnahmen oder Ausfälle externer Provider haftet dynafis nur im Rahmen des gesetzlich zurechenbaren Verantwortungsbereichs.
13. Produkt- und Vertragsänderungen
dynafis darf Funktionen ändern, weiterentwickeln oder ersetzen, wenn dies aus Sicherheits-, Rechts-, Technik- oder Produktgründen erforderlich ist und der vertragsgemäße Hauptnutzen erhalten bleibt. Wesentliche nachteilige Änderungen werden grundsätzlich mindestens 30 Tage vorher angekündigt.
AGB und Leistungsbedingungen dürfen bei geänderter Rechtslage, Rechtsprechung, Sicherheitsanforderungen, Providerstruktur oder Produktarchitektur angepasst werden. Widerspricht der Kunde einer wesentlichen nachteiligen Änderung, kann er den betroffenen Vertrag bis zum Wirksamwerden außerordentlich kündigen. Änderungen des vereinbarten Hauptpreises bedürfen einer gesonderten Mitteilung.
14. Datenexport, Portabilität und Anbieterwechsel
Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit über verfügbare Exportfunktionen in gängigen maschinenlesbaren Formaten exportieren. Umfang, Format und technische Grenzen richten sich nach Produktfunktion und Datenart.
dynafis unterstützt einen Anbieterwechsel nach den anwendbaren Vorgaben des EU Data Act. Der Kunde wirkt bei Identitäts-, Sicherheits- und Terminabstimmungen mit. Gesetzlich zulässige Wechselentgelte werden transparent ausgewiesen; ab dem gesetzlichen Wegfall solcher Entgelte werden keine entsprechenden Wechselgebühren erhoben. Individuelle Migrations-, Transformations- oder Beratungsleistungen können separat berechnet werden.
15. Sperrung und Schutzmaßnahmen
dynafis darf Zugänge oder einzelne Funktionen vorübergehend sperren, wenn konkrete Sicherheitsrisiken, unbefugte Nutzung, Rechtsverstöße, erhebliche Zahlungsrückstände, Gefährdung anderer Kunden oder eine unverhältnismäßige Systembelastung vorliegen.
Soweit vertretbar, wird der Kunde vorab informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe. Bei akuter Gefahr darf die Sperrung sofort erfolgen. Die Maßnahme wird aufgehoben, sobald der Grund entfällt und eine sichere Fortsetzung möglich ist.
16. Laufzeit, ordentliche und außerordentliche Kündigung
Laufzeit und ordentliche Kündigungsfrist ergeben sich aus dem Angebot. Ohne abweichende Regelung verlängern sich monatliche Verträge jeweils um einen Monat und jährliche Verträge um zwölf Monate, wenn sie nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf gekündigt werden.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen können über die bereitgestellte Kontofunktion oder in Textform erfolgen. Bis zum Vertragsende fällige Entgelte bleiben geschuldet, soweit zwingendes Recht nichts anderes bestimmt.
17. Vertragsende, Exportfenster und Löschung
Vor Vertragsende soll der Kunde erforderliche Exporte erstellen. Soweit technisch und rechtlich möglich, stellt dynafis nach Vertragsende für mindestens 30 Tage einen eingeschränkten Datenexport bereit; Sicherheits-, Sperr- oder Insolvenzfälle können abweichende Maßnahmen erfordern.
Nach Ablauf des Exportfensters werden Kundendaten gemäß Löschkonzept gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Abrechnungs-, Nachweis- oder Rechtsverteidigungsgründe entgegenstehen. Daten in Sicherungen werden im regulären Sicherungszyklus überschrieben.
18. Rechte an Software und Dokumentation
dynafis, Software, Schnittstellen, Designs, Marken, Dokumentation und eigene Inhalte sind rechtlich geschützt. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur vertragsgemäßen Nutzung.
Untersagt sind insbesondere Verkauf, Unterlizenzierung, Reverse Engineering außerhalb gesetzlicher Erlaubnisse, Entfernung von Schutzvermerken und Nutzung zur Entwicklung eines unmittelbar konkurrierenden Dienstes durch systematisches Kopieren geschützter Bestandteile.
19. Mängelrechte, Haftung und Freistellung
dynafis behebt reproduzierbare Mängel innerhalb angemessener Frist. Der Kunde meldet Fehler nachvollziehbar und unterstützt die Diagnose. Unerhebliche Abweichungen und Fehler aufgrund nicht unterstützter Systeme, Kundenkonfiguration oder externer Dienste begründen keine Mängelrechte gegen dynafis.
dynafis haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, arglistigem Verschweigen, übernommenen Garantien und zwingender gesetzlicher Haftung. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet dynafis nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, typischen Schaden. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
Der Kunde stellt dynafis von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidrigen Kundeninhalten, fehlenden Berechtigungen oder vertragswidriger Nutzung beruhen, sofern der Kunde die Ursache zu vertreten hat.
20. Recht, Gerichtsstand und Schlussbestimmungen
Es gilt polnisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Für Kaufleute, juristische Personen und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist der Gerichtsstand am Sitz von dynafis, sofern zwingendes Recht keinen anderen Gerichtsstand vorschreibt.
Eine Abtretung von Ansprüchen bedarf der Zustimmung der anderen Partei, ausgenommen Geldforderungen und gesetzlich geschützte Abtretungen. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. Maßgeblich ist die bei Vertragsschluss bereitgestellte Sprachfassung; bei Übersetzungsabweichungen hat die deutsche Fassung Vorrang, soweit gesetzlich zulässig.