1. Prestataire, champ d’application et usage professionnel
Les présentes conditions régissent l’utilisation de dynafis entre R. Redivo, dynafis / General Informatics, Fijewo 58a, 14-260 Lubawa, Pologne (« dynafis »), et les entreprises, personnes morales, organisations, cabinets fiscaux et comptables, équipes financières et autres utilisateurs professionnels.
dynafis est proposé exclusivement à des fins professionnelles. Les consommateurs ne peuvent l’utiliser que si une offre distincte le prévoit expressément. Les conditions du client ne s’appliquent qu’après acceptation expresse de dynafis sous forme écrite ou textuelle.
2. Formation du contrat et documents contractuels
Les présentations de produits ne constituent pas une offre ferme. Le contrat est conclu par confirmation de commande, activation d’un forfait payant, acceptation d’une offre individuelle ou début de la prestation convenue.
En cas de contradiction, l’ordre de priorité est le suivant : offre individuelle ou bon de commande, accord de sous-traitance des données, description du service et du forfait, présentes conditions. Les pages produit et la documentation précisent le service sans constituer une garantie, sauf mention expresse.
3. Comptes, espaces de travail, clients et droits d’accès
Le client fournit des informations exactes et complètes concernant l’inscription, l’entreprise, la fiscalité et la facturation. Les identifiants, clés API et accès SFTP, EBICS ou connecteurs doivent être protégés.
Le propriétaire de l’espace gère utilisateurs, rôles, entités juridiques et clients et veille à ce que chaque personne soit autorisée et ne dispose que des droits nécessaires. Les actions effectuées via un accès autorisé sont imputées au client, sauf faute de dynafis.
4. Service et prérequis techniques
dynafis est un logiciel cloud d’automatisation des factures et finances. Selon le forfait et la configuration, il peut inclure import, OCR et extraction IA, contrôles et validations, gestion multi-clients, clôture mensuelle, conformité, facturation électronique, connecteurs administratifs et bancaires, rapprochement, exports, API, webhooks et support.
Le périmètre dépend du forfait, des modules, du pays, de l’entité juridique, des fournisseurs et des prérequis techniques. Le client fournit les appareils, la connexion Internet, le navigateur, la réception e-mail et les accès bancaires, administratifs ou tiers nécessaires.
5. Essais, services gratuits et fonctions bêta
Les essais, offres gratuites, previews et fonctions bêta peuvent être limités dans le temps, les fonctions ou les volumes et peuvent être modifiés ou arrêtés, sauf accord contraire.
Les fonctions bêta peuvent présenter davantage d’erreurs ou d’indisponibilités et ne doivent pas servir de base unique à une décision fiscale, juridique, de paiement ou soumise à délai.
6. Prix, facturation, taxes et crédits IA
Les prix, périodes de facturation, durées minimales, limites, modules et frais d’usage figurent dans l’offre choisie. Les taxes applicables s’ajoutent sauf indication contraire. Le reverse charge ou les exonérations exigent des justificatifs fournis à temps.
Les crédits IA et quotas ne sont pas une monnaie, ne sont pas transférables et ne sont en principe pas remboursables. Sauf indication contraire, les quotas périodiques non utilisés expirent en fin de période. Les fonctions payantes peuvent être limitées après mise en demeure en cas d’impayé.
7. Utilisation autorisée et obligations du client
Le client utilise dynafis conformément à la loi, au contrat et aux limites techniques. Sont notamment interdits les accès non autorisés, le contournement des protections, la surcharge automatisée, les logiciels malveillants, les contenus illicites, l’atteinte aux droits de tiers et l’usage destiné à dissimuler des activités financières illégales.
Le client vérifie les données sources, paramétrages, codes fiscaux, rapprochements, exports et délais, tient ses données à jour et assure les consentements, informations, pouvoirs et durées de conservation nécessaires.
8. Données du client, confidentialité et licence
Le client conserve ses droits sur ses données et accorde à dynafis les droits non exclusifs et limités nécessaires à la prestation, la sécurité, l’assistance et la correction des erreurs pendant le contrat.
dynafis protège les informations non publiques et n’utilise pas les contenus du client pour entraîner des modèles IA accessibles au public sans consentement distinct et explicite. Des données techniques agrégées ou effectivement anonymisées peuvent servir à la sécurité, la capacité et l’amélioration du produit.
9. IA, OCR, automatisation et responsabilité professionnelle
Les résultats OCR, règles et IA peuvent être incomplets ou erronés. dynafis ne fournit aucun conseil fiscal, juridique, comptable, d’audit ou d’investissement et ne remplace pas la vérification d’un professionnel qualifié.
Le client reste responsable des validations, écritures, déclarations, transmissions, paiements, archives et délais. dynafis ne prend pas de décision exclusivement automatisée ayant un effet juridique ou similaire significatif sur une personne ; les automatisations doivent être supervisées par le client.
10. Connecteurs administratifs, e-facturation, banque et tiers
KSeF, Peppol, EBICS, banque, paiement, SFTP, e-mail, fiscalité et autres connecteurs peuvent dépendre de fournisseurs ou autorités indépendants. Leurs conditions, contrôles d’identité, certificats, délais, frais et exigences techniques s’appliquent également.
dynafis répond de la connexion et du traitement convenus dans son propre périmètre, mais pas de la disponibilité ni de l’exactitude professionnelle des systèmes externes. Le client assure la validité des accès, mandats, identifiants et certificats.
11. Protection des données, sous-traitance et sécurité
Lorsque dynafis traite des données personnelles pour le client, les parties concluent un accord conforme à l’article 28 du RGPD. Le client reste responsable de la licéité, de l’information, des droits et des instructions.
dynafis applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Le client doit utiliser les mots de passe forts, l’authentification à deux facteurs, le moindre privilège, des clés API sûres et des revues régulières des accès.
12. Disponibilité, maintenance et force majeure
dynafis vise une forte disponibilité sans garantir une utilisation ininterrompue, sauf SLA. Les maintenances planifiées sont annoncées dans la mesure du possible ; les interventions urgentes de sécurité peuvent avoir lieu sans préavis.
Pour les interruptions dues à la force majeure, Internet, l’électricité, des attaques, des autorités ou des fournisseurs externes, dynafis n’est responsable que dans la mesure légalement imputable à son propre domaine.
13. Modification du produit et des conditions
dynafis peut modifier, développer ou remplacer des fonctions pour des raisons de sécurité, de droit, de technique ou de produit, à condition que l’utilité principale demeure. Les changements défavorables importants sont en principe annoncés 30 jours à l’avance.
Les conditions peuvent être adaptées à la loi, la jurisprudence, la sécurité, les fournisseurs ou l’architecture. Le client peut résilier le contrat concerné avant l’entrée en vigueur d’une modification substantielle défavorable. Toute modification du prix principal fait l’objet d’une information distincte.
14. Export, portabilité et changement de fournisseur
Pendant le contrat, le client peut exporter ses données au moyen des fonctions disponibles dans des formats courants lisibles par machine. Le périmètre et les limites dépendent du type de données et de la fonction.
dynafis accompagne le changement de fournisseur conformément au Data Act de l’UE applicable. Le client coopère pour l’identité, la sécurité et le calendrier. Les frais de changement autorisés sont transparents et cessent lorsqu’ils sont interdits par la loi. Les migrations ou transformations sur mesure peuvent être facturées séparément.
15. Suspension et mesures de protection
dynafis peut suspendre temporairement l’accès en cas de risque concret de sécurité, usage non autorisé, violation de la loi, impayé important, danger pour d’autres clients ou charge disproportionnée.
Lorsque cela est raisonnable, le client est informé et peut remédier au problème. Une suspension immédiate est possible en urgence. L’accès est rétabli dès que le motif disparaît et que la poursuite est sûre.
16. Durée et résiliation
La durée et le préavis figurent dans l’offre. À défaut, les contrats mensuels sont renouvelés pour un mois et les contrats annuels pour douze mois, sauf résiliation au moins 30 jours avant l’échéance.
La résiliation pour motif grave demeure possible. Elle peut être effectuée depuis le compte ou sous forme textuelle. Les montants dus jusqu’à la fin du contrat restent exigibles, sauf règle impérative contraire.
17. Fin du contrat, fenêtre d’export et suppression
Le client doit exporter les données nécessaires avant la fin. Lorsque cela est techniquement et juridiquement possible, dynafis maintient un export limité pendant au moins 30 jours après la fin ; la sécurité, une suspension ou l’insolvabilité peuvent imposer d’autres mesures.
Après cette période, les données sont supprimées ou anonymisées selon la politique de suppression, sauf obligation de conservation, facturation, preuve ou défense. Les sauvegardes sont écrasées selon leur cycle normal.
18. Droits sur le logiciel et la documentation
dynafis, son logiciel, ses interfaces, designs, marques, documentations et contenus propres sont protégés. Le client reçoit un droit non exclusif et non transférable d’utilisation conforme au contrat pendant sa durée.
La vente, sous-licence, rétro-ingénierie hors permissions légales, suppression de mentions et copie systématique d’éléments protégés pour créer un service directement concurrent sont interdites.
19. Défauts, responsabilité et garantie du client
dynafis corrige les défauts reproductibles dans un délai raisonnable. Le client fournit un signalement reproductible et aide au diagnostic. Les écarts mineurs et problèmes dus à un système non pris en charge, au paramétrage du client ou à un service externe ne constituent pas un défaut de dynafis.
La responsabilité est illimitée en cas de faute intentionnelle ou lourde, atteinte à la vie ou la santé, dissimulation frauduleuse, garantie expresse et responsabilité légale impérative. En cas de faute simple, dynafis ne répond que de la violation d’une obligation essentielle et du dommage typique prévisible. Le reste est exclu dans la mesure permise.
Le client garantit dynafis contre les réclamations fondées sur un contenu illicite, une autorisation manquante ou un usage contraire au contrat lorsque la cause lui est imputable.
20. Droit applicable, juridiction et dispositions finales
Le droit polonais s’applique, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale. Entre professionnels et personnes morales, les tribunaux du siège de dynafis sont compétents sauf règle impérative contraire.
La cession requiert l’accord de l’autre partie, sauf créances monétaires et cessions protégées par la loi. La nullité d’une clause n’affecte pas les autres. La version fournie lors de la conclusion prévaut ; en cas d’écart de traduction, la version allemande prévaut dans la mesure permise.