1. Usługodawca, zakres i charakter B2B
Niniejsze warunki regulują korzystanie z dynafis pomiędzy R. Redivo, dynafis / General Informatics, Fijewo 58a, 14-260 Lubawa, Polska („dynafis”), a przedsiębiorcami, osobami prawnymi, organizacjami, biurami podatkowymi i księgowymi, zespołami finansowymi oraz innymi użytkownikami profesjonalnymi.
dynafis jest oferowany wyłącznie do celów gospodarczych lub zawodowych. Konsumenci mogą korzystać z usługi tylko wtedy, gdy odrębna oferta wyraźnie to przewiduje. Warunki klienta obowiązują jedynie po wyraźnej akceptacji dynafis w formie tekstowej.
2. Zawarcie umowy i dokumenty umowne
Opisy produktów nie stanowią wiążącej oferty. Umowa zostaje zawarta przez potwierdzenie zamówienia, aktywację płatnego planu, przyjęcie indywidualnej oferty albo rozpoczęcie uzgodnionej usługi.
W razie sprzeczności obowiązuje kolejność: indywidualna oferta lub formularz zamówienia, umowa powierzenia przetwarzania danych, opis usługi i planu, niniejsze OWU. Strony produktu, dokumentacja i materiały wsparcia objaśniają usługę, lecz nie stanowią gwarancji, chyba że wyraźnie tak je oznaczono.
3. Konta, przestrzenie robocze, klienci i uprawnienia
Klient podaje kompletne i prawidłowe dane rejestracyjne, firmowe, podatkowe i rozliczeniowe. Dane logowania, klucze API oraz dostępy SFTP, EBICS i konektorów należy chronić przed osobami nieuprawnionymi.
Właściciel przestrzeni roboczej zarządza użytkownikami, rolami, podmiotami prawnymi i klientami oraz zapewnia, że zaproszone osoby mają właściwe umocowanie i wyłącznie niezbędny zakres dostępu. Działania wykonane przez autoryzowane konto przypisuje się klientowi, o ile nadużycie nie wynika z winy dynafis.
4. Przedmiot usługi i wymagania techniczne
dynafis jest usługą chmurową do automatyzacji faktur i finansów. W zależności od planu i konfiguracji obejmuje m.in. przesyłanie i import, OCR i ekstrakcję AI, procesy weryfikacji i zatwierdzania, obsługę klientów, zamknięcie miesiąca, zgodność, e-faktury i konektory urzędowe, import bankowy i matching płatności, eksporty, API, webhooki i wsparcie.
Zakres zależy od planu, dodatków, kraju, podmiotu prawnego, aktywnych modułów, dostępności dostawców i wymagań technicznych. Klient zapewnia urządzenia, Internet, przeglądarkę, odbiór e-maili oraz wymagane dostępy do banków, urzędów i usług zewnętrznych.
5. Okresy próbne, usługi bezpłatne i funkcje beta
Funkcje testowe, bezpłatne, preview i beta mogą być ograniczone czasowo, funkcjonalnie lub ilościowo i mogą zostać zmienione albo zakończone, o ile nie uzgodniono inaczej.
Funkcje beta mogą nie być przeznaczone do każdego zastosowania produkcyjnego i wiążą się z podwyższonym ryzykiem błędów lub przerw. Nie wolno opierać na nich jako jedynym źródle decyzji podatkowych, prawnych, płatniczych ani związanych z terminami.
6. Ceny, rozliczenia, podatki i kredyty AI
Ceny, okres rozliczeniowy, minimalny czas trwania, limity użytkowników lub dokumentów, dodatki i opłaty zależne od użycia wynikają z wybranej oferty. Ceny nie obejmują należnych podatków, chyba że wskazano inaczej. Reverse charge lub zwolnienia stosuje się po terminowym udokumentowaniu przesłanek.
Kredyty AI, limity dokumentów i inne jednostki użycia nie są pieniądzem, nie podlegają przeniesieniu ani co do zasady zwrotowi. Niewykorzystane cykliczne limity wygasają z końcem okresu rozliczeniowego, o ile oferta nie stanowi inaczej. Przy zaległości płatne funkcje mogą zostać ograniczone po odpowiednim uprzedzeniu.
7. Dozwolone korzystanie i obowiązki klienta
Klient korzysta z dynafis zgodnie z prawem, umową i limitami technicznymi. Zabronione są m.in. nieuprawniony dostęp, omijanie zabezpieczeń lub limitów, automatyczne przeciążanie, złośliwy kod, treści bezprawne, naruszanie praw osób trzecich oraz wykorzystywanie do oszustwa lub ukrywania nielegalnych operacji finansowych.
Klient weryfikuje dane źródłowe, konfiguracje, oznaczenia podatkowe, dopasowania bankowe, eksporty i terminy, aktualizuje dane podstawowe, reaguje na ostrzeżenia oraz zapewnia wymagane zgody, informacje, pełnomocnictwa i retencję ustawową.
8. Dane klienta, poufność i licencja
Klient zachowuje prawa do swoich danych i udziela dynafis niewyłącznych, ograniczonych praw niezbędnych do wykonania umowy, bezpieczeństwa, wsparcia i usuwania błędów przez czas trwania umowy.
dynafis zachowuje poufność niepublicznych informacji klienta i nie wykorzystuje treści klienta do trenowania ogólnodostępnych modeli AI bez odrębnej, wyraźnej zgody. Zagregowane lub skutecznie zanonimizowane dane techniczne mogą służyć bezpieczeństwu, planowaniu pojemności i ulepszaniu produktu.
9. AI, OCR, automatyzacja i odpowiedzialność merytoryczna
Wyniki OCR, reguł i AI mogą być niepełne lub błędne. dynafis nie świadczy doradztwa podatkowego, prawnego, audytorskiego, inwestycyjnego ani księgowego i nie zastępuje kwalifikowanej kontroli.
Klient odpowiada za zatwierdzenia, księgowania, deklaracje, wysyłki, płatności, archiwizację i terminy. dynafis nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne; automatyzacje klient powinien odpowiednio nadzorować.
10. Konektory urzędowe, e-faktury, banki i dostawcy zewnętrzni
KSeF, Peppol, EBICS, banki, płatności, SFTP, e-mail, podatki i inne konektory mogą wymagać usług niezależnych dostawców lub organów. Dodatkowo obowiązują ich warunki, dostępność, weryfikacja tożsamości, certyfikaty, terminy, opłaty i wymogi techniczne.
dynafis odpowiada za uzgodnione połączenie i przetwarzanie we własnym obszarze, lecz nie za dostępność ani merytoryczną poprawność systemów zewnętrznych. Klient odpowiada za ważne dane dostępowe, pełnomocnictwa, identyfikatory nadawcy i uczestnika oraz terminowe odnowienie certyfikatów.
11. Ochrona danych, powierzenie i bezpieczeństwo
Gdy dynafis przetwarza dane osobowe w imieniu klienta, strony zawierają umowę powierzenia zgodnie z art. 28 RODO. Klient odpowiada za zgodność z prawem, przejrzystość, prawa osób i instrukcje.
dynafis stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Klient powinien korzystać z silnych haseł, uwierzytelniania dwuskładnikowego, minimalnych uprawnień, bezpiecznych kluczy API i regularnych przeglądów dostępu.
12. Dostępność, konserwacja i siła wyższa
dynafis dąży do wysokiej dostępności, ale nie gwarantuje pracy bez przerw, chyba że obowiązuje SLA. Planowane prace są zapowiadane, gdy jest to możliwe; pilne działania bezpieczeństwa lub naprawcze mogą odbyć się bez uprzedzenia.
Za awarie wynikające z siły wyższej, przerw Internetu lub energii, ataków, decyzji organów albo awarii dostawców dynafis odpowiada wyłącznie w zakresie prawnie przypisywalnym do własnej sfery odpowiedzialności.
13. Zmiany produktu i warunków
dynafis może zmieniać, rozwijać lub zastępować funkcje z powodów bezpieczeństwa, prawa, techniki lub rozwoju produktu, jeżeli zachowana zostaje główna korzyść umowna. Istotne niekorzystne zmiany są co do zasady ogłaszane co najmniej 30 dni wcześniej.
OWU i warunki usług mogą być dostosowane do zmian prawa, orzecznictwa, wymogów bezpieczeństwa, struktury dostawców lub architektury. Klient sprzeciwiający się istotnej niekorzystnej zmianie może wypowiedzieć dotkniętą umowę przed jej wejściem w życie. Zmiana głównej ceny wymaga osobnego powiadomienia.
14. Eksport, przenoszenie danych i zmiana dostawcy
W trakcie umowy klient może eksportować dane poprzez dostępne funkcje w powszechnie używanych formatach maszynowych. Zakres, format i ograniczenia zależą od funkcji i rodzaju danych.
dynafis wspiera zmianę dostawcy zgodnie z mającym zastosowanie unijnym Data Act. Klient współdziała w zakresie tożsamości, bezpieczeństwa i terminów. Dozwolone prawem opłaty za zmianę są ujawniane i przestaną być pobierane, gdy prawo je wyeliminuje. Indywidualna migracja, transformacja lub doradztwo mogą być rozliczane osobno.
15. Zawieszenie i środki ochronne
dynafis może czasowo zawiesić dostęp lub funkcje w razie konkretnego ryzyka bezpieczeństwa, nieuprawnionego użycia, naruszenia prawa, istotnych zaległości, zagrożenia dla innych klientów albo nieproporcjonalnego obciążenia systemu.
Jeżeli jest to rozsądne, klient otrzyma informację i możliwość usunięcia przyczyny. W sytuacji nagłej zawieszenie może nastąpić od razu. Dostęp jest przywracany po ustaniu przyczyny i zapewnieniu bezpiecznej kontynuacji.
16. Czas trwania i rozwiązanie umowy
Okres umowy i termin zwykłego wypowiedzenia określa oferta. Bez odmiennych ustaleń umowy miesięczne przedłużają się o miesiąc, a roczne o dwanaście miesięcy, jeśli nie zostaną wypowiedziane co najmniej 30 dni przed końcem.
Pozostaje prawo rozwiązania z ważnego powodu. Wypowiedzenie można złożyć przez funkcję konta albo w formie tekstowej. Opłaty należne do końca umowy pozostają wymagalne, o ile przepisy bezwzględne nie stanowią inaczej.
17. Koniec umowy, okno eksportu i usunięcie
Klient powinien wykonać eksport przed końcem umowy. O ile jest to technicznie i prawnie możliwe, dynafis udostępnia ograniczony eksport przez co najmniej 30 dni po zakończeniu; względy bezpieczeństwa, zawieszenie lub niewypłacalność mogą wymagać innych działań.
Po tym okresie dane są usuwane lub anonimizowane zgodnie z polityką usuwania, chyba że wymagają ich przepisy, rozliczenia, dowody lub obrona roszczeń. Kopie zapasowe są nadpisywane w regularnym cyklu.
18. Prawa do oprogramowania i dokumentacji
dynafis, oprogramowanie, interfejsy, projekty, znaki, dokumentacja i własne treści są chronione. Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo korzystania zgodnie z umową przez czas jej trwania.
Zabroniona jest sprzedaż, sublicencjonowanie, reverse engineering poza zakresem ustawowym, usuwanie oznaczeń praw oraz systematyczne kopiowanie chronionych elementów w celu stworzenia bezpośrednio konkurencyjnej usługi.
19. Wady, odpowiedzialność i zwolnienie z roszczeń
dynafis usuwa odtwarzalne wady w rozsądnym terminie. Klient zgłasza błąd w sposób umożliwiający odtworzenie i wspiera diagnozę. Drobne odchylenia oraz błędy spowodowane nieobsługiwanym systemem, konfiguracją klienta lub usługą zewnętrzną nie stanowią wady dynafis.
Odpowiedzialność jest nieograniczona w przypadku umyślności, rażącego niedbalstwa, szkód na życiu lub zdrowiu, podstępnego zatajenia, gwarancji i odpowiedzialności bezwzględnie ustawowej. Przy zwykłym niedbalstwie dynafis odpowiada tylko za naruszenie istotnych obowiązków i do wysokości typowej, przewidywalnej szkody. Pozostała odpowiedzialność jest wyłączona w dopuszczalnym zakresie.
Klient zwalnia dynafis z uzasadnionych roszczeń osób trzecich wynikających z bezprawnych treści, braku uprawnień lub użycia sprzecznego z umową, jeżeli odpowiada za przyczynę.
20. Prawo, sąd i postanowienia końcowe
Stosuje się prawo polskie z wyłączeniem Konwencji ONZ o międzynarodowej sprzedaży towarów. W relacjach z przedsiębiorcami i osobami prawnymi właściwy jest sąd siedziby dynafis, o ile prawo bezwzględne nie stanowi inaczej.
Cesja wymaga zgody drugiej strony, z wyjątkiem wierzytelności pieniężnych i cesji chronionych ustawowo. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na pozostałe. Obowiązuje wersja językowa udostępniona przy zawarciu umowy; przy rozbieżnościach pierwszeństwo ma wersja niemiecka, o ile prawo na to pozwala.